6 szablonów wiadomości do kandydatów: gotowe do edycji

Skopiuj sześć wiadomości do kandydatów: od potwierdzenia aplikacji po ofertę. Edytuj szczegóły i dodawaj tylko terminy, których zespół może dotrzymać.

To edytowalne przykłady do skopiowania, nie gotowa sekwencja do wysłania bez sprawdzenia. Pola w nawiasach klamrowych trzeba zastąpić przed wysłaniem; nie są zmiennymi konkretnego systemu.

Przed wysłaniem

• Uzupełnij prawdziwe imię, stanowisko, etap i dane osoby prowadzącej proces.
• Podawaj termin tylko wtedy, gdy zespół go uzgodnił i może dotrzymać. Przy niepewnej dacie powiedz to wprost.
• Sprawdź datę, godzinę, strefę czasową, link lub adres; usuń niepasujące instrukcje.

1. Potwierdzenie aplikacji

Temat: Otrzymaliśmy Twoją aplikację — {{stanowisko}}

Dzień dobry {{imię}}, dziękujemy za aplikację na stanowisko {{stanowisko}}. Potwierdzamy, że zgłoszenie do nas dotarło. Po zapoznaniu się z aplikacją przekażemy informację o dalszym kroku.

Jeśli zespół może dotrzymać ustalonego terminu, dopisz: „Planujemy wrócić z informacją do {{data}}”. Usuń to zdanie, jeśli data nie jest pewna. Pozdrawiam, {{imię i rola}}

2. Zaproszenie na rozmowę

Temat: Zaproszenie na rozmowę — {{stanowisko}}

Dzień dobry {{imię}}, chcielibyśmy zaprosić Cię na rozmowę w sprawie stanowiska {{stanowisko}}. Czy pasuje Ci {{data}} o {{godzina}} ({{strefa czasowa}})? Spotkanie potrwa około {{czas}} i odbędzie się {{forma oraz link lub adres}}. Porozmawiasz z {{imię lub rola rozmówcy}}.

Daj znać, czy termin Ci odpowiada. Jeśli nie, możesz zaproponować inne pory. Pozdrawiam, {{imię i rola}}

3. Prośba o dostępność

Temat: Twoja dostępność na rozmowę — {{stanowisko}}

Dzień dobry {{imię}}, chcemy umówić rozmowę dotyczącą stanowiska {{stanowisko}}. Czy możesz przesłać 2–3 pasujące przedziały w dniach {{zakres dat, jeśli ustalony}}? Spotkanie potrwa około {{czas}} i odbędzie się {{forma}}.

Po sprawdzeniu kalendarza zaproponujemy termin do potwierdzenia. Jeśli zakres dat nie jest ustalony, usuń go i poproś o dostępność bez sugerowania dat. Pozdrawiam, {{imię i rola}}

4. Aktualizacja o opóźnieniu

Temat: Aktualizacja procesu — {{stanowisko}}

Dzień dobry {{imię}}, proces dotyczący stanowiska {{stanowisko}} trwa dłużej, niż zakładaliśmy. Nie mamy jeszcze potwierdzonej decyzji i nie chcę podawać daty w ciemno.

Tylko jeśli zespół zatwierdził termin, dodaj: „Planujemy przekazać kolejną aktualizację do {{data}}”. W przeciwnym razie pomiń tę obietnicę. Dziękuję za cierpliwość, {{imię i rola}}.

5. Informacja o odmowie

Temat: Informacja o rekrutacji — {{stanowisko}}

Dzień dobry {{imię}}, dziękujemy za czas poświęcony na rozmowę o stanowisku {{stanowisko}}. Zdecydowaliśmy kontynuować proces z osobami, których doświadczenie lepiej odpowiada obecnym potrzebom tej roli.

Dziękujemy za zainteresowanie {{nazwa firmy}} i życzymy powodzenia. Pozdrawiam, {{imię i rola}}

6. Oferta lub następny krok

Temat: Kolejny krok w rekrutacji — {{stanowisko}}

Dzień dobry {{imię}}, chcielibyśmy zaproponować Ci stanowisko {{stanowisko}}. Zatwierdzone szczegóły: {{warunki i forma współpracy}}, proponowana data rozpoczęcia: {{data}}. Pełne warunki przekażemy w {{uzgodniona forma lub dokument}}.

Użyj tej wersji po zatwierdzeniu oferty. Jeśli chcecie najpierw omówić warunki, napisz: „Chcielibyśmy porozmawiać o możliwych warunkach współpracy i kolejnym kroku”. Dodaj termin odpowiedzi tylko po jego uzgodnieniu. Pozdrawiam, {{imię i rola}}

Kontrola przed wysłaniem

Zastąp każde pole {{…}}, usuń warianty warunkowe, które nie pasują, i sprawdź, czy nadawca może spełnić każde zobowiązanie. Indywidualną informację zwrotną dopisz osobiście zamiast wysyłać szablon bez zmian.