SLA rekrutacyjne: wzór dla HR i menedżera

SLA rekrutacyjne to uzgodnienie, kto i w jakim czasie wykonuje kolejny krok procesu. Nie kopiuj terminów z innej firmy. Wybierz takie, które Twój zespół może utrzymać przy obecnym obciążeniu i które jasno określają początek oraz koniec oczekiwania.

Bez ustalonego właściciela nawet krótki termin pozostaje tylko życzeniem. Zanim zaczniesz mierzyć opóźnienia, uzgodnij odpowiedzialność i wyjątki.

Co wpisać do modelu

Dla każdego etapu określ:

• Zdarzenie startowe: co rozpoczyna termin — na przykład zakończenie rozmowy albo przekazanie profilu do decyzji.
• Właściciel: konkretna osoba lub rola odpowiedzialna za odpowiedź.
• Termin: liczba godzin lub dni roboczych ustalona przez zespół.
• Sposób liczenia: od kiedy zegar biegnie i kiedy uznajesz krok za zakończony.
• Wyjątki: sytuacje, w których termin się zatrzymuje albo wymaga nowego uzgodnienia, np. oczekiwanie na dodatkowe informacje.
• Przypomnienie i eskalacja: kto dostaje sygnał po zbliżeniu się lub przekroczeniu terminu oraz jaki jest kolejny krok.
• Przegląd: kiedy zespół sprawdzi, czy zasada jest wykonalna.

Kopiowalny wzór

Etap lub zdarzenie: [co rozpoczyna oczekiwanie] Właściciel decyzji: [osoba lub rola] Termin odpowiedzi: [liczba godzin lub dni roboczych] Start liczenia: [zdarzenie i moment] Koniec liczenia: [odpowiedź zapisana w uzgodnionym miejscu] Wyjątki: [kiedy termin się zatrzymuje lub zmienia] Przypomnienie: [kto, kiedy i jak otrzymuje sygnał] Eskalacja: [co robimy, jeśli termin minął] Data przeglądu: [termin i osoba odpowiedzialna]

Wypełnij wzór osobno dla najważniejszych przekazań między HR a menedżerem rekrutującym. Dla przykładu po rozmowie zespół może uzgodnić termin na przekazanie decyzji liczony w godzinach pracy. Konkretna wartość zależy od kalendarza, dostępności osób i rodzaju stanowiska — nie ma jednego terminu odpowiedniego dla każdego procesu.

Jak wdrożyć zasady bez rozbudowanego projektu

Zacznij od jednej aktywnej roli i dwóch lub trzech etapów, na których najczęściej czekacie na decyzję. Zapisz właściciela i termin, a następnie przez ustalony czas odnotowuj wyjątki. Jeśli zespół regularnie przekracza termin, sprawdź przyczynę przed jego skracaniem: przeciążenie, brak danych, niejasna odpowiedzialność czy zbyt wiele etapów.

Raz w tygodniu przejrzyj kandydatów, którzy czekają na decyzję po uzgodnionym terminie. Raz na kwartał lub po dużej zmianie procesu sprawdź, czy same zasady nadal są realistyczne.

ATS może ułatwić wspólny podgląd etapu, właściciela i terminu, jeśli te pola są dostępne w wybranym planie i konfiguracji. Przypomnienie może pomóc zauważyć opóźnienie, ale nie zastępuje odpowiedzialnej osoby ani decyzji.

Najczęstsze błędy

• Ustalanie terminów bez uzgodnienia kalendarza pracy.
• Przypisywanie odpowiedzialności całemu zespołowi zamiast konkretnej osobie.
• Traktowanie czasu oczekiwania na kandydata tak samo jak opóźnienia wewnątrz zespołu.
• Skracanie terminu bez usunięcia przyczyny opóźnień.
• Ustawianie powiadomień, których nikt nie odbiera ani nie przegląda.

Zobacz, jak GoJobee opisuje automatyzacje rekrutacyjne, i sprawdź, czy ich zakres odpowiada Waszym ustaleniom.